Jak automatizovat fakturaci: od objednávky po odeslaný doklad

Každá manuálně vystavená faktura stojí čas. Správce e-shopu, účetní, živnostník — každý z nás to zná. Co kdyby to šlo jinak?

Kolik času vás stojí jedna faktura?

Spočítejte si to: otevřete Superfakturu, zkopírujete údaje zákazníka z mailu nebo e-shopu, vyplníte položky, zkontrolujete, odešlete, uložíte kopii do složky. Optimisticky 5–10 minut. Při 20 fakturách měsíčně je to celý pracovní den ztracený opakovanou rutinou.

A to ještě nepočítáme chyby — špatnou adresu, překlep v částce, zapomenutou fakturu na konci přeplněného dne. Každá taková chyba stojí další čas na opravu, případně pozdní platbu od zákazníka, který dostal špatné podklady.

Jenže fakturace je nutná. Nedá se prostě vynechat. Otázka tedy není jestli ji dělat, ale kdo ji bude dělat. Vy — nebo Lumír?

Co přesně Lumír udělá místo vás?

Celý proces fakturace se skládá z několika kroků, které se opakují pokaždé stejně. Právě to z něj dělá ideální kandidáta na automatizaci. Lumír zvládne každý z nich:

1. Přijme objednávku — z e-shopu, formuláře nebo Google Sheets. Sleduje nové záznamy v reálném čase, bez čekání na vaši akci.
2. Ověří zákazníka v Raynetu nebo Tabidoo — existující zákazník dostane správné údaje automaticky. Nový zákazník je v CRM vytvořen okamžitě, bez ručního zadávání.
3. Vystaví fakturu v Superfaktuře — se správnými položkami, cenou, splatností a vašimi obchodními podmínkami. Přesně tak, jak by to udělal člověk.
4. Odešle ji zákazníkovi emailem — okamžitě po dokončení objednávky, s průvodním textem, který si sami nastavíte.
5. Uloží kopii na SharePoint nebo Google Disk — do správné složky, automaticky pojmenovanou a zařazenou. Žádné ruční třídění.

Celý tento proces trvá méně než minutu. Bez vaší účasti. A funguje stejně v deset ráno i v deset večer, o víkendu i ve svátky.

Proč to není jen "další automatizační nástroj"?

Většina nástrojů vyžaduje, abyste si sami sestavili workflow — krok po kroku, pravidlo po pravidle, přetažením bloků v grafickém editoru. Což zní dobře, dokud nenarazíte na první výjimku nebo změnu v procesu.

Lumír funguje jinak: řeknete mu česky co má dělat a on to zařídí. Nemusíte rozumět API ani propojování aplikací. Není potřeba žádné školení ani technická znalost.

Lumír instrukci pochopí, nastaví celý automatický proces a začne ho provádět. Pokud se pravidla změní, stačí mu říct nové zadání.

S čím vším Lumír umí pracovat?

Lumír se napojí na nástroje, které už ve firmě používáte. Není potřeba nic měnit ani kupovat nový software.

Jak rychle to zprovoznit?

Základní workflow fakturace zvládneme nastavit za jeden pracovní den. Propojíme Lumíra s vašimi nástroji, otestujeme na pár objednávkách a předáme vám funkční systém.

Žádné měsíční onboardingy, žádné školení celého týmu, žádné manuály k nastudování. Přijdeme, nastavíme, otestujeme — a vy od té chvíle nemusíte na fakturaci myslet.

Komu to dává největší smysl?

Automatizace fakturace se vyplatí prakticky každé firmě, která fakturuje pravidelně. Největší přínos ale mají:

• E-shopy s 10 a více objednávkami týdně, kde manuální fakturace spolehlivě nestíhá.
• Živnostníci a OSVČ, kteří fakturují pravidelně a chtějí se soustředit na samotnou práci — ne na administrativu kolem ní.
• Firmy, kde faktury vystavuje člověk, jehož čas by mohl být využit smysluplněji. Asistentka, obchodní zástupce nebo účetní, kteří stráví hodiny kopírováním dat.

Závěr

Automatizace fakturace není luxus velkých korporací s IT oddělením. Je to rozhodnutí, které se vyplatí každému, kdo tráví víc než hodinu měsíčně kopírováním údajů do fakturačního systému.

Lumír to za vás zvládne. A na rozdíl od zaměstnance — nikdy nezapomene, neonemocní a nepotřebuje dovolenou. Funguje přesně tak, jak mu jednou řeknete, a dělá to pokaždé stejně dobře.

Pokud chcete vidět, jak by to fungovalo přímo pro váš případ — zavolejte nám. Projdeme váš konkrétní proces a ukážeme vám, co všechno lze zautomatizovat.

Časté otázky

Mohlo by vás zajímat